I. 직무 관리란
1. 의의
회사는 각 회사마다 이루고자 하는 어떠한 목적을 가지고 운영이 된다. 이러한 목적을 효율적이고 효과적으로 달성하기 위해서는 많은 관리가 필요하다. 직무관리는 경영관리의 한 분야로써 회사에서 진행되는 여러 가지 직무를 분석하고, 이들을 평가 및 설계하여 회사의 목표달성을 위한 활동을 총칭하는 개념이다.
II. 직무분석
1. 의의
직무 분석은 특정 직무의 내용과 이를 수행하는데 필요한 자격요건을 분석하는 활동을 말한다.
2. 직무 분석의 기능
(1) 정보제공
직무 분석은 인사관리의 여러 분야를 수행함과 동시에 해당 직무를 수행하는 종업원에 대하여 필요한 정보를 제공한다.
(2) 인사관리의 합리성 확보
또한, 직무 분석을 통해 인사관리 여러 기능 분야에 대한 합리성을 확보할 수 있다.
1) 확보
각 직무의 수행요건에 대한 정확한 정보를 제공함으로써 인적자원 수급계획에 기여한다.
2) 개발
각 직무를 효율적으로 수행하는데 필요한 자격요건을 파악하고 그에 맞춘 교육 등을 통해 인적자원을 개발한다.
3) 평가
직무분석에서 도출되는 직무성과의 기준과 실제 직무성과를 비교하여 평가의 기준을 만들 수 있다.
4) 보상
직무 분석을 통해 각 직무를 평가하여 직무급, 직능급 등의 임금 제도를 도입할 수 있다.
5) 유지
각 자격요건을 확인하고 그에 맞는 직원을 배치, 승진 시킬 수 있다.
6) 방출
인력 감축 시 직무 가치 평가를 통해 효율적인 우선순위 배정을 할 수 있다.
3. 직무분석방법
직무 분석은 예비조사, 정보수집, 수집된 정보 분석, 보고서 작성의 순서로 이루어진다.
(1) 예비조사
1) 배경정보 수집
조직도, 업무분장표 등을 통해 직무 관련 배경정보를 수집한다.
2) 직무단위 결정(대표직무 선정)
회사 내 모든 직무를 분석하는 것이 가장 좋은 방법이나 많은 시간과 비용이 들어가기 때문에 대표직무(조직의 목적달성에 필수적인 직무)를 선정하여 중점적으로 분석한다.
(2) 정보수집방법
1) 관찰법
① 의의
직무분석자가 직무수행자를 직접 관찰하는 방법으로 정보를 수집한다. 여러 명의 관찰자가 있을수록 신뢰성이 높아지며, 직무가 표준화되어 있거나 작업시간이 비교적 짧은 직무의 분석에 적합하다.
② 장점
실시가 간단하며, 생생한 정보를 얻을 수 있다.
③ 단점
표준화 되어 있지 않은 업무의 경우 관찰하는 시간이 오래 걸릴 수 있으며, 직무분석자의 주관이 개입될 수 있다. 또한, 그저 관찰만 하는 것으로는 직무수행자의 내면에 대한 관찰이 불가하고, 직무수행자는 자기가 관찰되고 있다고 인지할 경우 평소와 다르게 더 열심히 업무를 수행하는 등 효손 효과가 나타날 수 있다.
2) 면접법
① 의의
직무분석자가 직무수행자에게 면접을 실시하여 직무를 분석하는 방법으로 준비된 질문지를 통해 면접을 진행한다.
② 장점
직무수행주기가 긴 작업을 간단하게 요약하여 설명을 들을 수 있으며, 직무수행자의 내면(생각)에 관한 의견도 수집할 수 있다.
③ 단점
피면접자와 호의적 관계가 구축되어 있지 않을 경우 답변의 진실성을 확보할 수 없으며, 자신에게 불리한 사실에 대하여는 정보를 제공하지 않는 피면접자의 주관에 따라 결과가 달라질 수 있다.
3) 질문지법(설문지법)
① 의의
사전에 설계한 표준화된 설문지를 활용하여 직무 정보를 수집하는 방법이다.
② 장점
정보 수집을 위한 시간과 비용이 절약되며, 모든 직무에 대해 폭넓은 정보를 수집할 수 있다.
③ 단점
질문지 작성에 많은 시간과 비용이 소요되고, 응답자가 질문의 내용을 이해하지 못하는 경우 목적을 달성하기 힘들게 된다. 또한 대면적 방법이 아니어서 응답자가 얼마나 열심히 응하였는지에 따라 신뢰도가 좌우된다.
4) 작업기록법
① 의의
직무수행자가 매일 작성하는 작업 일지나 메모사항을 가지고 정보를 수집한다.
② 장점
장기간 작성된 일지는 매우 높은 신뢰도를 얻을 수 있다.
③ 단점
일지나 메모의 내용이 직무와 관련이 낮을 경우 활용도가 매우 낮아진다.
5) 중요사건 기록법
① 의의
직무수행자의 직무행동 가운데 성과와 관련하여 효과적인 행동과 비효과적인 행동을 기록하고, 직무성과에 효과적인 행동패턴을 추출하여 분류하는 방법이다.
② 장점
직무행동과 성과간의 관계를 직접적으로 파악할 수 있다.
③ 단점
분류, 평가하는데 많은 시간과 노력이 소요되고, 특정 행동만을 기록하기 때문에 직무 전반에 걸친 포괄적인 정보를 획득하기는 힘들다.
(3) 수집된 정보 분석
수집된 정보는 어떠한 관점에서 수집 및 분석하느냐에 따라 기능중심적 분석법, 직위중심적 분석법, 관리직 분석법으로 나뉘어 분류할 수 있다.
1) 기능중심적 분석법
① 의의
직무정보를 3가지 일반 기능(자료, 사람, 사물)을 기준으로 분류하고 정리한다.
② 장점
간단하게 분류하는데 유요하게 사용할 수 있으며, 다른 분석 방법과 결합하여 활용할 수 있다.
③ 단점
분류 방법이 너무 단순하여, 그 결과를 가지고 바로 직무평가에 적용하는 데에는 한계가 있다.
2) 직위중심적 분석법
① 의의
맥코믹 등에 의해서 개발된 것으로 총 6개의 범주로 나누어, 작업자 활동과 관련된 187개 항목과 임금 관련 7개 항목을 포함한 194개의 항목으로 구성된 질문지로서 작업에 대한 표준화된 정보를 수집 및 분석한다.
② 장점
개별 직무에 대해 다각적이고 풍부한 정보를 획득할 수 있고 활용 폭이 매우 넓다.
③ 단점
장점에서 나타난 바와 같이 일반적인 정보를 풍부하게 획득할 수 있으나, 특정 항목을 평가하기 위한 성과표준을 산출하는 데에는 한계가 있다.
3) 관리직 분석법
① 의의
관리직 직무를 파악하기 위해 13개의 범주로 분류된 208개의 항목을 가진 질문지로 토아우와 핀토가 개발하였다.
② 장점
관리자 교육 필요성 진단, 새로운 직무의 직무분류, 직무평가에 유용하다.
③ 단점
직무의 행동적 요건 파악 및 근무성과의 측적에 활용하는 데에는 한계가 있다.
(4) 보고서 작성
직무분석의 결과물로 작성되는 문서가 직무기술서와 직무명세서이다.
1) 직무기술서
직무 분석을 통해 직무의 특성(내용)에 중점을 두고 정리한 문서로써 직무의 명칭과 내용, 수행방법과 절차, 작업 조건 등을 기록한 문서이다.
2) 직무명세서
직무의 인적요건에 초점을 둔 것으로 직무수행에 필요한 행동, 기능, 능력, 지식 등을 기록한 문서이다.
(5) 직무 분석 시 유의사항
1) 구체적 목표에 대한 인식
직무기술서 및 직무명세서를 작성하는 것으로 그치지 않고, 이를 통해 인사관리의 개별기능분야에 활용하는 등 그 본연의 목적을 추구하도록 노력해야 한다.
2) 협조 및 신뢰 형성
직무분석을 한다고 하면 종업원들은 으레 자신에게 불이익이 발생할 수 있다고 생각할 수 있다. 경영자는 이러한 종업원의 불신을 최소화시키기 위해 기업의 인사방침과 직무분석을 통한 인적자원관리의 발전방향 등을 설명하여 신뢰를 형성해야 한다.
3) 적정 시기 결정
직무의 특성은 환경과 시기에 따라 지속적인 변화 가능성을 내포하고 있고, 이에 따라 직무분석도 정기 또는 비정기적으로 꾸준히 실시하여 각 직무에 관한 정확한 정보를 유지할 수 있도록 하여야 한다.
(6) 직무분석 결과의 활용
1) 직무 분류
직무분석의 결과는 기업 내 직무들을 분류하는데 중요한 정보를 제공하여 준다. 여러 종류의 직무를 직군별, 직종별로 구분하여 각 직무에 적합한 확보, 개발, 평가, 보상, 유지, 방출 관리를 구성하여 활용할 수 있다.
2) 직무 이동
직무 분류와 종업원의 직급 수준을 활용하여 직군 내 이동, 직군 간 이동, 직종 간 이동 등 종업원의 경력 개발 및 회사의 인재육성을 위한 직무 이동에 활용할 수 있다.
3) 인력 운용
계절적, 일시적인 직무 성향이 나타날 경우에는 비정규직을 활용하거나, 직무 이동을 통해 운영하는 등 인력 운용의 측면에도 직무분석 결과를 활용할 수 있다.
III. 결어
직무분석은 다양한 정보 수집 방법과 수집된 정보를 분석하는 방법을 가지고 있다. 이 모든 방법은 그 어느 하나가 정답으로 여겨질 수 없으며, 각 기업의 상황에 따라 적합성은 달라지게 되어 있다. 이러한 특성을 바탕으로 직무 분석을 시행하기 전에 반드시 회사의 환경과 상황을 고려하여 시행해야만 기업이 원하는 결과를 얻을 수 있을 거라 생각된다.
