회사 이메일 작성 방법

회사 이메일 작성 방법

안녕하세요, 정과장입니다.

회사에서 이메일을 작성해서 보내셔야할 때 특히 신입사원 분들께서는 어떻게 작성해서 보내야하는지 궁금해 하시는 분들이 많을 것 같은데요.

그래서 오늘은 회사 업무용 이메일 작성 방법에 대한 팁을 이야기 하고자 합니다.

출처 : Pixabay

---

제목은 어떻게 하죠?

제목은 간결한 내용으로 이해하기 쉽게 작성하는게 좋습니다.

특히 제목을 적기전에 앞에 부분에 어떠한 명목의 메일인지를 나타내 주면 조금 더 쉽고 정확하게 메일의 특성을 전달할 수 있는데요.

예를들면, [공지] 신규입사자 OJT 안내 / [일정] 전사 미팅 안내 처럼 제목은 간결하고 알기 쉽게 작성하여 주시는 것이 좋습니다.

출처 : Pixabay

---

내용 기재시 주의할 사항

제목과 마찬가지로 내용을 기재함에 있어서도 핵심 내용을 알 수 있도록 간결하게 전달하는 것이 좋습니다.

예를 들어 [일정] 전사 미팅 안내 라는 제목의 이메일을 발송한다면, 내용에는 시간 장소 등 꼭 필요한 사항만을 기재하여 주시고,

만약 안내를 위한 팜플릿 등이 있다면 첨부파일에 첨부한 뒤 메일 하단에

"첨부파일_2020 전사 미팅 안내 팜플릿" 이라고 표시하여 필요한 직원분들이 확인하실 수 있게 표기하여 주시면 됩니다.

첨부파일의 경우 첨부파일이 있다는 표기를 안해주면 안읽어 보시는 분들이 많아서, 꼭 읽어보아야 하는 내용이라면 "필독" 등의 강조 문구를 통해서 해당 내용이 꼭 전달 되도록 하는 것이 좋습니다.

출처 : Pixabay

---

연락처 기재

회사 이메일은 회사 내에서 업무를 위해 발송하기도 하지만 외부 업체 및 바이어를 위해서 보내는 경우도 많은데요.

이때 꼭 필요한 사항이 바로 발송자 또는 담당자의 연락처 입니다.

연락처를 매번 기재하는 것은 힘드니 이메일 양식 설정이나 서명 기능 등을 통해서 미리 작성해 두신 후에 해당 내용을 메일 마지막에 첨부하여 주시면 좋습니다.

예를 들면,

제목 : ~~~

본문 : ~~~~

마지막에 OOO팀 사원 OOO

서울 OO구 OO로 OO , (주)OO

Tel : 02-000-0000

Fax : 02-000-0000

위와 같은 방법으로 메일 마지막 부분에 연락처를 기재하여 주면 엉뚱하게 회사 대표번호로 연락이 온다던지 하는 확률이 줄어드니 업무를 진행함에도 많은 도움이 됩니다.

출처 : Pixabay

---

작성예시

제목 : [일정] 전사 미팅 안내

본문

안녕하세요, OOO팀 OOO입니다.

제목과 같이 전사 미팅 일정에 대하여 안내 드리오니 확인 및 참석 부탁드리겠습니다.

1. 시간 : 2020년 06월 02일

2. 장소 : 본사 회의실

3. 준비물 : 필기구 및 노트

4. 예상소요시간 : 1시간

불참자 발생 시 사유 기재하여 각 팀장님들께서 금일까지 회신 부탁드리며, 미회신시 전원 참석으로 준비할 예정이오니 확인 바랍니다.

기타 문의사항은 아래 연락 주시면 답변 드릴 수 있도록 하겠습니다.

첨부파일 : 2020 전사 미팅 안내 팜플릿

이상입니다.

감사합니다.

명함 이미지 첨부

출처 : Pixabay

---

위와 같이 메일은 간결한 전달이 좋으며 깊은 내용은 첨부파일이나 구두or전화를 통해 전달하는 것이 조금 더 효과적인 결과를 나타냅니다.

그리고 회사의 업무와 관련된 내용인 만큼 되도록이면 맞춤법을 지키고 평상시 쓰는 말투를 메일 내용에 적지 않도록 유의하는게 좋겠죠?

이외에도 회사 관련된 사항에 있어 차근차근 알아볼 수 있도록 하며, 오늘의 이야기는 여기서 마칠 수 있도록 하겠습니다.

그럼, 또 인사드릴게요. 안녕~