잘하면 칭찬받는 회사 전화 예절

잘하면 칭찬받는 회사 전화 예절

안녕하세요, 정과장입니다.

어제 입사를 했는데 아무도 없는 사무실의 전화가 울린다면?

받아야 하나요? 받지 말아야 하나요?

당장 받으셔서 이렇게 이야기 하십시오.

네, 주식회사 OOO의 OOO 입니다.

드라마 미생에서 주인공 장그래가 회사 전화를 받고 외국인 바이어의 대화를 알아듣지 못해 안영미에게 도움을 부탁하던 장면 생각나시나요?

외국어가 아니더라도 전화를 받는 법에 대해서 잘 모르는 경우 누구나 이렇듯 헤매일 수 있습니다.

그래서 오늘은 잘하면 칭찬받는 회사 전화 예절에 대해 말씀드리도록 하겠습니다.

출처 : Pixabay

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전화를 받으시면 이름을 말해주세요.

전화를 한 상대방이 처음 전화한 사람이 아니라면, 아마도 특정 직원과의 통화를 위해서 전화를 하였을 겁니다.

해당 직원의 자리비움으로 급하게 전화를 당겨 받으셨다면, 당황하지 마시고 인사말과 함께 "안녕하세요, OOO팀 OOO입니다. "와 같이 이름을 말씀해주세요.

그럼 상대방은 굳이 물어보지 않아도 자신이 통화하고자 하는 직원이 여타 이유로 전화를 받지 못하는 상황임을 알 수 있을테고, 전화를 대신 받은 사람이 누구인지를 알게 되어 다시 전화를 하거나 메모를 남기겠다고 이야기 할 것입니다.

참 쉽죠?ㅋㅋㅋㅋㅋ

출처 : Pixabay

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내용은 항상 메모를 해두세요.

전화를 받고 이따 전달해 드려야지 하고 생각만 하고 잊다가는 잊어버리기 쉽상입니다. 인간은 망각의 동물이니까요. ㅋㅋ

그래서 필요한 것이 바로 메모 습관!

상대가 메모를 남겨달라고 요청하지 않았더라도 어디의 누구에게서 온 전화인지 부터 누구를 찾고 있으며, 대략적으로 어떤 내용에 대해서 인지 까지 꼼꼼하게 메모를 해두었다가,

담당자분께 해당 내용을 전달해 드리면 깔끔한 전달 내용을 보고 정말 좋아하실겁니다. 

이런 습관은 칭찬을 만들고 칭찬은 인사고과에 반영되어 나의 미래 연봉이 올라갈 수 있는 그런,, 너무 많이 갔나요?ㅋㅋ

회의도 미팅도 전화도 메모하는 습관은 중요하니 습관을 잘 길러보시기 바랍니다.

출처 : Pixabay

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모르는 내용은 어떻게 해야할까요?

전화를 건 상대방이 거래처 직원이 아닌, 일반 고객일 경우에는 전화를 받은 본인이 어떤 업무를 하고 있는지는 궁금해 하지 않습니다.

다만 그 상대방은 자신이 전화를 걸어서 알고 싶었던 목적을 이루고자 해당 질문을 하는데, 타 부서의 업무이거나 신입인 경우에는 해당 업무에 대해서 모르는 경우가 더 많습니다.

이럴 경우에는 상대방에게 양해를 구하고 해당 내용을 확인하여 전달할 수 있도록 하겠다는 말과 함께, 정확한 내용 및 회신을 줄 연락처를 받아 적어서 타 부서나 사수에게 문의를 하시면 됩니다.

모르는게 죄는 아니니까요? 예절을 지킨 통화 습관과 메모를 통한 정확한 내용 전달만으로도 상대방의 목적은 충분히 이루어 질 수도 있습니다.

그러니 걱정말고 차분한 어조로 양해를 구하고 상대방이 원하는 답을 확인한 후에 다시 답변을 주시는건 어떨까요?

출처 : Pixabay

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전화 예절 정리

전화는 이메일과는 조금 다르게 직접적인 목소리를 통해 억양이 느껴져서 문서로 주고 받는 것 보다는 좀 더 다양한 표현을 할 수 있습니다.

특히, 전화를 통해 상대방의 목소리가 밝고 우렁차며 힘있는 대답을 한다면 그에 대한 신뢰도 쌓을 수 있을 뿐더러 호감도 생기게 되어 많은 긍정적인 효과를 낳게 됩니다.

출처 : Pixabay

전화를 받는 업무를 하는 CS 업무 등을 하지 않더라도, 이러한 점을 고려하여 업무를 하다보면 반드시 좋은 결과로 보답을 얻게 될거라 생각합니다.^^

아무도 없는 사무실에 전화가 울려도 당황하지 말고 힘차게 전화를 받으시길 바라며! 다음 시간에 더 좋은 정보로 찾아뵐 수 있도록 하겠습니다.

그럼, 또 인사드릴게요. 안녕~